写过公文的人都知道，最让人崩溃的不是"写不出来"，而是写完了被处长退回来——"重写，这不是公文。"
具体哪里不像？他也说不清，就是"看上去不对"。
这种"不对"其实是有标准的。《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14 号）和 GB/T 9704—2012《党政机关公文格式》把公文长什么样、由哪些要素组成讲得很死。问题是大多数新人没读过这两份文件，全靠模仿同事的稿子，结果模仿到的是表象，丢了里子。
下面把几个最关键的"不像公文"的根源拆开讲。
公文为什么看上去像公文
公文的"公文感"，本质来自三层结构的稳定性。
第一层是版头。 红头文件的那条粗红线、发文机关标志、发文字号、签发人——这些是法定要素，位置、字体、字号都有国标规定。GB/T 9704—2012 里写得很清楚：发文机关标志用红色小标宋体，字号一般不大于 22 mm × 15 mm，居中排布。下行文有"签发人"栏，上行文则要在发文机关标志下空二行写。
很多人用 Word 套个模板就开始写正文，版头那一块要么字体不对、要么间距乱来，打出来一眼就露馅。
第二层是公文标题的三段式。 标准结构是"发文机关 + 关于 + 事由 + 文种"。例如"XX 市人民政府关于 2025 年度市级预算调整的报告"。
新手最爱犯的两个错：一是把发文机关省掉，写成"关于 XX 的通知"；二是文种用错，本来要请示批准的事项写成了"报告"。前者只是不规范，后者是性质错误——下面会专门讲。
第三层是文尾的要素完整性。 落款机关、成文日期（用阿拉伯数字、不加"年月日"汉字，而是用全角连接符或写明"二〇二五年五月二十七日"——按 GB/T 9704 是用汉字大写的）、印章位置、附件说明、抄送、印发机关和印发日期。少一样都不对。
抄送的顺序也有讲究：上级机关在前，同级在后，下级最末。这个细节不少老同志都会漏。
请示和报告的本质差别
这是新人 90% 会踩的坑。
请示是"要批复"的，报告是"不要批复"的。一字之差，性质完全不同。
请示讲的是一件具体的事，需要上级拍板：能不能做、给不给钱、批不批人。一文一事，标题里事由必须明确——"关于追加 2025 年度老旧小区改造资金的请示"。结尾固定用"妥否，请批示"或"以上请示如无不妥，请批转执行"。
报告是事后或者过程中的情况反映，向上级说明工作进展、答复询问、报送材料。它不要求上级回复，结尾用"特此报告"或"专此报告"。
实际工作中最常见的错误是把请示写成报告。比如想申请一笔预算，结果标题写成"关于 XX 项目资金需求情况的报告"，正文里又夹了一句"恳请领导批示"。这种文一发出去，要么被退回来让重写，要么领导看完没批，下次问起来你说"我请示过了"，对方一脸懵——"那是报告啊。"
记住这个判断口诀：事要上级拍板，写请示；事不要上级拍板，写报告。两者绝对不能合写，《条例》里明确禁止"请示和报告合一"。
通知和批复也别搞混
通知是布置工作、传达事项、要求执行；批复是答复下级请示的专用文种。
布置一项工作叫"通知"——"关于做好 2025 年汛期防洪工作的通知"。 答复下级一份请示叫"批复"——"关于同意追加 XX 资金的批复"。
批复有两个固定特征：标题里必须出现"批复"二字，正文开头要引用对方的来文标题和发文字号——"你单位《关于追加 XX 资金的请示》（XX 字〔2025〕X 号）收悉。经研究，同意……"。这是程序要求，少了就不规范。
新手最容易犯的几个错
一文多事。 一份请示里塞两件不相关的事——既想要钱，又想要编。处长一看就退回来。请示的纪律是一文一事，把两件事拆成两份请示。
事由写得太空。 "关于工作有关问题的请示"——这种标题等于没写。事由必须具体到能让人一眼看明白什么事。
称谓和落款不一致。 抬头写的是"XX 局"，落款写的却是某个内部处室。机关名义发的文，落款必须是该机关的法定名称全称或规范简称。
滥用"特此"。 "特此报告""特此通知""特此函复"——这些是文种固定用语，对应不同文种。请示的结尾不能用"特此请示"，应该是"妥否，请批示"。
附件标注混乱。 附件如果是单独打印的，正文末尾要写"附件：1.XXX；2.XXX"，附件本体的左上角再标"附件 X"。两者要对得上。
联合行文署名顺序。 多家机关联合发文，主办机关排第一。这个顺序错了，是政治错误，不是格式错误。
AI 写公文能做到哪一步
实话讲，AI 现在写常规事务性公文——发个通知、报个情况、起草一份会议纪要——已经比 80% 的新人写得规范。它知道标题三段式，知道结尾用什么固定语，知道抄送怎么排。
但 AI 还吃不准的，有这么几块：
机关的"调子"。 同样一份通知，省委办公厅的口吻和市直某局的口吻完全不一样。级别越高，文风越简练越克制。AI 默认会写得偏向通俗，得自己改一遍才能往上报。
领导个人偏好。 有的领导喜欢正文先讲"重要意义"，有的领导烦透了官话，让你直接说事。AI 不知道你领导的脾气。
实际语境里的政治分寸。 有些话能写、有些话不能写、有些事必须含糊带过——这些规矩 AI 摸不准，写出来要么过头要么不到位。
所以正确的用法是：让 AI 先把架子搭起来——标题、文头、正文骨架、固定结尾、抄送顺序——你在它的基础上改语气、改分寸、改具体数字。比纯手写快得多，也比纯抄模板规范得多。
如果你写公文写得头疼，可以把要点丢进 AI 公文写作助手，它会按公文国标格式直接出稿，请示、报告、通知、批复都能写，省得你一遍遍套模板。
小结
公文写得"像公文"，关键是吃透三件事：版头要素按 GB/T 9704 来不能乱；文种用对，请示和报告别合一；标题三段式 + 文尾要素完整。这三条做到了，剩下的就是行业表达和领导脾气，靠经验积累。新人不必怕，写错被退回来是正常的，把每次退回的批注存下来，半年下来你自己也成了"会写公文的人"。